Как пользоваться электронной почтой: инструкция для начинающих. Работа с электронной почтой: эффективные правила
Если в результате переписки тема изменилась - измените её в этом поле.
2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.
3. Краткость - сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.
4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, "Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой". Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.
5. Ответить или Ответить всем
 |
6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.
7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать "С уважением, ...". В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.
7. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.
8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.
9. Уделите внимание безопасности электронной почты
- Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
- При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
- Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
- Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
- Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
- Нежелательные письма отправляйте в спам.
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:
| Обозначение | Что означает? | Графическое представление |
| :-) | улыбка, радость, счастье | |
| :-( | печаль, грусть, недовольство |  |
Когда вы принимаете к себе в компанию нового работника очень важно ознакомить нового сотрудника с рабочими обязанностями, а также подходами, которые помогут выполнять сотруднику его обязанности с максимальной эффективностью, а также важно, чтобы он знал . В данной статье попытаемся разобраться с тем, в чем заключаются правила работы с электронной почтой, как можно наладить эффектную работу почты.
Электронная почта представляет собой один из самых распространенных пожирателей для рабочего времени. В результате проведенного аудита относительно рабочего времени, довольно часто оказывается, что работники тратят много времени на разбор своей почты. Множество непрочитанных писем приводит к нарушению сроков выполнения необходимых задач.
Работа с электронной почтой может быть улучшена благодаря разделению на несколько блоков:
1. Первый блок заключается в задании и использовании функций почтового ящика.
Здесь подразумевается то, что персонал должен полностью изучить все существующие возможности электронной почты. Чтобы работа с электронной почтой выполнялась максимально эффективно нужно знать такие нюансы:
Как распределить всю информацию по папкам?
Для начала нужно создать папки, куда будут сразу попадать письма от руководителя;
- письма от подрядчика;
- письма с предложения, разными прайс-листами;
- ряд других папок.
Как можно использовать маркировку электронных писем? В различных почтовых сервисах присутствуют разнообразные способы дифференциации почты. Так в одних почтовых сервисах используются флажки, звездочки, с помощь которых отмечаются важные письма, в других сервисах эти письма имеют разные цветовые категории.
Как быстро происходит обработка электронной почты и как можно быстро найти необходимо сообщение? Операторы – это символы и слова запроса, с помощью которых можно быстро найти сообщения по различным категориям: по ярлыку, отправителю, теме, письмам с прикрепленным фалом.
2. Второй блок включает правильное распределение времени , которое выделяется на работу с электронной почтой. В данном случае рассмотрим главные привычки Лео Бакаута, которые направлены на то, чтобы работа с электронной почтой была максимально эффективной.
Старайтесь реже заглядывать в свою почту.
Не нужно держать окно почты открытым на протяжении всего дня.
Раскидать все по папкам.
Обработка электронной почты должна начинаться с открытия почты, после чего необходимо быстро принять решение, что удалить, что архивировать, прочесть, кому сразу нужно ответить. В любом случае, в папке входящих писем не должно ничего остаться.
Сразу же добавит в календарь.
Если письмо, которое вам пришло, содержит дату, которую вам нужно не забыть, то его необходимо сразу занести в календарь.
Написание коротких писем.
Как правило, ответ на письмо должен составлять 1-3 предложения. Короткое письмо говорит о том, что человеку не нужно будет пробираться через многочисленное количество написанной вами информации, чтобы уловить основную информацию.
Правила работы с электронной почтой
включают также то, что во входящих нужно хранить лишь непрочитанные письма.
Отложить информацию для прочтения.
Довольно часто на почту приходят письма, содержащие ссылки на статьи. Необходимо сразу же отправлять их в закладки. Таким образом, вы сможете прочитать их позже.
Беспощадно фильтровать.
Эффективность работы с электронной почтой подразумевает, что когда вам приходят письма, которые вы не желали бы видеть, то нужно немедленно с ними расправляться. Не ленитесь отписываться от рассылок, либо установите фильтр на определенного отправителя.
После проведенной обработки писем закройте почту.
Когда вы разобрали свои сообщения, необходимо закрыть почту до того момента, пока там не накопится достаточно писем.
Изучив правила работы с электронной почтой , вы сможете максимально эффективно распределить свое время, избавившись от привычки проверять почту каждые десять минут.
Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и , повышая свою продуктивность.
Изучите функционал
Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.
Режим и частота работы
Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или . Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).
Используйте разные почты
Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.
Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.
Оптимизируйте работу с почтой
Вот конкретные шаги:
- Фильтруйте письма, создавая разные папки . Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
- Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
- Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
- Применяйте правило 5 предложений . Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
- Используйте горячие клавиши . Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
- Удаляйте и архивируйте . Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
- Пользуйтесь поиском . Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
- Не используйте мобильные версии и уведомления . Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз , если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.
Используйте органайзеры
Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.
Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой
При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.
Назад
Вперёд
Внимание! Предварительный просмотр слайдов используется исключительно в ознакомительных целях и может не давать представления о всех возможностях презентации. Если вас заинтересовала данная работа, пожалуйста, загрузите полную версию.
Цели урока:
- Обучающая: научить работать с электронной почтой.
- Развивающая: развивать алгоритмическое мышление, познавательные и профессиональные интересы, коммуникативные способности.
- Воспитательная: воспитывать бережное отношение к оборудованию ПК, ответственное отношение к порученному делу, формировать информационную культуру, объективную самооценку собственной профессиональной деятельности.
Тип урока: урок по изучению трудовых приёмов и операций.
Методы обучения: Информационный, проблемно-поисковый, практически-действенный, словесно-теоретический, репродуктивный, рефлексивный.
Формы организации познавательной деятельности: индивидуальная, групповая, коллективная
Комплексно-методическое обеспечение урока:
- система мультимедиа, интерактивная доска, планшет, Интернет;
- персональные компьютеры;
- демонстрационный материал;
- буклет, информационный материал по теме урока;
- сообщение учащейся;
- карточки-задания.
Межпредметные связи: Информатика, программное обеспечение ЭВМ, аппаратное обеспечение ЭВМ, история, литература.
Ход урока
1. Организационный момент - 1 мин.
2. Вводный инструктаж - 45 мин.
2.1. Тема программы
Тема программы: "Работа в Интернете". А тему урока мы сформулируем с вами вместе.
Мы с вами вступаем в эпоху, когда уже не вещество и энергия, а информация - поистине неисчерпаемый ресурс - определяет уровень развития государства и благосостояния людей. "Кто владеет информацией, тот владеет миром" - говорил Натан Ротшильд. Широкие возможности информационных технологий, возрастающая популярность электронных средств связи дополняют работу промышленной индустрии, содействуют её дальнейшему развитию и совершенствованию. Президент РФ Медведев Д.А. считает "информационные технологии одним из важнейших направлений развития России:". В Пермском крае уже давно работают в этом направлении. Именно Олег Чиркунов первым из губернаторов стал еще в 2004 году использовать ресурсы интернета для общения с региональными министрами и главами муниципалитетов. Современный мир больших скоростей, глобальных сетей и огромного информационного потока невозможно представить без электронно-вычислительных машин. Их роль и значение возрастают день ото дня, зоны применения компьютерной техники расширяются. Поэтому постоянно растет спрос на специалистов - операторов ЭВМ. Современный рынок труда требует от операторов ЭВМ прочных умений и навыков для работы в специализированных компьютерных фирмах, различных офисах, отделениях почтовой связи.
Знаете ли вы, что:
75% пользователей прибегают к услугам электронной почты чаще, чем к услугам междугородней телефонной связи.
Свыше 90% пользователей обмениваются электронными почтовыми сообщениями во всемирной сети.
2.2. Тема урока
Сформулируйте, пожалуйста, какая же тема урока? (Учащиеся формулируют тему урока)
2.3. Цель урока
Какая цель урока? (Учащиеся формулируют цель урока)
Вы должны знать: определения понятий "электронная почта", "электронный адрес", "электронный почтовый ящик", "электронное письмо", правила составления электронного адреса.
Уметь: создавать электронный почтовый ящик, создавать, отправлять и просматривать электронные письма.
2.4. Алгоритм работы на уроке (Мастер п/о проговаривает алгоритм работы на уроке)
Современный рынок требует от Операторов ЭВМ эрудированности, компетентности, мобильности, нестандартного мышления, что позволяет решать сложные и необычные задачи, которые ставит перед ним руководитель. Он должен быть усидчивым, аккуратным и, конечно, должен уметь работать в коллективе.
Сегодня мы выберем конкурентоспособную учащуюся, применяя Рейтинговую систему Знаний, умений, навыков учащихся.
- Работа учащихся с пакетом документов к уроку.
2.5. Актуализация опорных знаний по теме "Работа в Интернете".
Прежде чем приступить к изучению новой темы, необходимо проверить ваши знания по теме предыдущего урока.
Для этого вам предлагается ответить на вопросы рисуночного теста. Это Задание № 1 в вашем пакете документов. <Приложение1>
Каждый ответ - это не буква или цифра, как в обычном тексте; это элемент рисунка.
Мастер п/о на примере объясняет учащимся, как работать с рисуночным тестом.
Ваши ответы будут оцениваться согласно следующим критериям оценивания: за каждый правильный ответ вы получите по 1 баллу. На данную работу вам отводится 3 минуты.
(Учащиеся выполняют рисуночный тест)
Молодцы! Сейчас проведем взаимопроверку ваших работ. Поменяйтесь листочками с соседом по парте, приготовьте цветную ручку. Если вы правильно ответили на все вопросы, в итоге у вас должен получиться следующий рисунок - цифра 5. Отметьте, пожалуйста, плюсом верные ответы и минусом - ответы неверные. Оцените тест согласно критериям оценивания. Оценку поставьте в лист самоконтроля.
Скажите, пожалуйста, где в жизни вы встречаетесь именно с таким написанием цифры 5?
Учащиеся:данное написание цифры 5 используется при заполнении индекса на конверте или почтовой карточке.
Кто-нибудь знает индекс главного почтового отделения города Пермь?
Учащиеся: 614000
Кто-нибудь знает индекс главного почтового отделения города Соликамска?
Учащиеся: 618500
2.6. Объяснение нового материала
Переходим к новой теме "Работа с электронной почтой". Мы знаем, что такое почта. Почта - традиционный вид связи, позволяющий обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам. А что такое электронная почта? Предлагаю найти определение данного понятия в разных источниках, которые находятся у вас на рабочих столах. Это учебник "Информатика и информационные технологии" под редакцией Николая Дмитриевича Угриновича, учебник "Основы информатики", авторы Ляхович Владислав Федорович и Краморов Сергей Олегович и Иллюстрированный энциклопедический словарь. Время выполнения работы - 2 минуты.
Учащиеся работают с литературой.
Давайте посмотрим, какие определения понятия "электронная почта" вы нашли.
Учащиеся зачитывают найденные определения.
Мастер п/о:
Как вы думаете, что общего между данными понятиями?
Ответы учащихся.
Давайте, используя найденный материал, вместе составим новое общее определение понятия "электронная почта".
Учащиеся совместно с мастером п/о формулируют определение понятия.
Электронная почта - сервис Интернета, позволяющий обмениваться электронными сообщениями через компьютерную сеть.
Широкую популярность электронная почта завоевала потому, что имеет несколько преимуществ перед обычной почтой:
Это скорость пересылки сообщений.
К тому же обойдется электронное сообщение дешевле, чем обычное.
А что чаще всего персылают по средстам почты?
Учащиеся: Письма.
Скажите, какие данные надо знать об адресате для того, чтобы отправить ему письмо?
Учащиеся:для отправки письма необходимо указать адрес, на который оно будет отправлено.
Адрес электронной почты однозначно идентифицирует почтовый ящик, в который следует доставить сообщение электронной почты; образуется при создании почтового ящика на любом из серверов. Адрес электронной почты записывается по определенной форме и состоит из 2-ух частей, разделенных символом @. Первая часть почтового адреса носит название "имя пользователя". Имеет произвольный характер и задается самим пользователем при регистрации. В качестве него может быть фамилия пользователя, его имя, псевдоним, написанные латинскими буквами, цифрами, разделенные точкой, тире, символом подчеркивания. Всего не более 31 символов. Вторя часть адреса - имя почтового сервера, на котором пользователь зарегистрировал свой почтовый ящик. Имя почтового сервера имеет крайнюю группа букв, которая обозначает зону ресурсов информационной сети, выделенную владельцу, например, какой-либо стране, международной организации. Например, группа букв ru определяет принадлежность данного сервера России.
Посмотрим примеры электронных адресов. Как вы думаете, чей это электронный адрес: [email protected]
Учащиеся: адрес электронной почты президента РФ Медведева Д.А.
Учащиеся: адрес электронной почты ГОУ СПО ПРК им. А.С. Попова
Как вы думаете, чей это электронный адрес: [email protected]
Учащиеся: адрес электронной почты ГОУ НПО ПУ-10
А вот откуда пришел на компьютерную клавиатуру знак @ и как его называют в других странах расскажет_____ (Ф.И. учащегося, подготовившей доклад).
Для отправки письма - обычного или электронного - нам необходим почтовый ящик. Почтовые ящики впервые появились в России на улицах Санкт-Петербурга и Москвы в 1848 году. В настоящее время встречаются почтовые ящики различных форм - в виде животных, различных предметов и даже в виде компьютера. Первый электронный ящик появился в 1971 году, разработанный инженером Рэем Томлинсоном, и представлял собой обычный текстовый файл, в конец которого любой из имевших доступ к системе мог дописывать свое сообщение. Сегодня почтовый электронный ящик представляет собой часть дискового пространства на сервере с определенным адресом, где может храниться почтовая информация для пользователя сети Интернет. Для отправки письма через электронную почту необходимо создать свой электронный почтовый ящик, пройдя соответствующую регистрацию. Любой пользователь Интернета может зарегистрировать почтовый ящик на одном из серверов Интернета, предоставляющем почтовые услуги. Среди серверов бесплатных почтовых служб наиболее известны: Rambler, Yahoo!, Яндекс, Google, Mail. Для рассмотрения создания электронного почтового ящика используем в качестве примера почтовую службу Mail.ru.
Мастер п/о показывает на экране и подробно объясняет каждый пункт.
В пакете документов находится Задание № 2 <Приложение3> . Установите последовательность действий при создании электронного почтового ящика, проставив соответствующие цифры рядом в прямоугольниках.
(1 учащийся составляет алгоритм на доске. Остальные - в карточках на рабочих местах)
Проверьте составленный вами алгоритм с полученным на доске. Если вы правильно составили данный алгоритм, поставьте себе дополнительные баллы.
Учащиеся проверяют составленный алгоритм, заполняют лист самоконтроля. <Приложение4>
Работать с созданным электронным почтовым ящиком мы будем при помощи браузера Internet Explorer, с помощью веб - интерфейса сервера. Давайте посмотрим, как организован интерфейс сервера MAIL.ru, а именно его почтовый бокс для работы с входящими и исходящими сообщениями (просмотр видео "Интерфейс почтового бокса сервера MAIL.ru").
Мастер п/о опрашивает учащихся по назначению папок почтового бокса Mail.ru
Учащиеся отвечают на вопросы мастера п/о.
Мы узнали, как создавать свой электронный почтовый ящик, и разобрались с веб-интерфейсом сервера. Теперь надо научиться отправлять и получать электронные письма. Но давайте сначала выясним, что такое электронное письмо. Электронное письмо - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекомуникационной сети. Но, как говорил Самуил Яковлевич Маршак:
"Письмо само никуда не пойдет,
Но в ящик его опусти -
Оно пробежит, пролетит, проплывет
Тысячи верст пути".
Для отправки электронного письма отправителю необходимо подключиться к Интернету и доставить письмо на свой почтовый сервер, который организует отправку письма по сети через систему почтовых серверов интернета на сервер получателя в его почтовый ящик. Адресат для получения письма должен подключиться к интернету и просмотреть почту на почтовом сервере. Как же осуществляется процесс написания и отправки электронного письма? Предлагаю вам просмотреть видео по осуществлению данной операции. Обратите внимание на экран (просмотр видео "Создание и отправление электронного письма" ).
В пакете документов лежит Задание № 3 с алгоритмом отправки электронного письма. <Приложение5> Дополните предложения. Время на выполнение задания - 3 мин.
Учащиеся выполняют задание на рабочих местах. Затем совместно с мастером п/о проверяют правильность выполнения задания.
Как вы думаете, можно ли прикрепить к основному электронному письму дополнительные файлы? Какие файлы могут прикрепляться?
Учащиеся отвечают на вопрос
Как же прикрепить необходимый файл к основному электронному письму? Обратите внимание на экран (просмотр видео "Прикрепление файлов к электронному письму").
После просмотра видео учащаяся за центральным ПК выполняет тренировочное упражнение по созданию и отправлению электронного письма с прикрепленным файлом. <Приложение6>
- (Каким же образом можно просмотреть полученные электронные письма? Обратите внимание на экран (просмотр видео "Просмотр полученного электронного письма").
После просмотра видео учащаяся за центральным ПК выполняет тренировочное упражнение по просмотру полученного электронного письма. <Приложение7>
Часто электронные письма, приходящие на электронную почту бывают необоснованными и содержат незатребованную корреспонденцию, рекламу. Такая корреспонденция получила название "спам", а человек, отправляющий такое сообщение - "спамер". Спамеры используют электронную почту для рассылки незапрошенных рекламных сообщений, аналогично тому, как раскидываются рекламные брошюры в обычные постовые ящики. Но в отличие от существенной стоимости бумажной рассылки, отправка большого количества электронных сообщений практически ничего не стоит отправителю. Это привело к большому росту количества и размера рекламных рассылок.По данным лаборатории Касперского, по итогам 2009 г. доля спама составила 85,5% от общей почтовой переписки. По тематике спама на первых местах медикаменты - товары для здоровья, реклама спамерских услуг. По источникам спама первые места заняли такие страны, как Россия, США, Бразилия. Для борьбы со спамом были разработаны различные механизмы - черные списки отправителей, контекстные фильтры и т.д.
Если на ваш электронный ящик пришло письмо со спамом, на него нельзя отвечать ни в коем случае. Любой ответ - вежливый или негативный отказ дает спамеру подтверждение того, что адрес работает, а его хозяин читает письма. Это вызовет новый поток подобных писем от этого и других спамеров.
2.7. Закрепление нового материала
А сейчас давайте проверим, насколько хорошо вы усвоили тему урока. Вам предлагается ответить на вопросы Проверочного теста по теме "Работа с электронной почтой" (Задание № 4). <Приложение8> Приготовьте его. Время на выполнение задания - 3 мин. (учащиеся выполняют тест на рабочих местах)
Мастер п/о опрашивает учащихся по вопросам Задания № 4.
2.8. Инструктаж по выполнению практической работы
2.9. Допуск учащихся по безопасным условиям труда
Мастер п/о:
Прежде чем приступить к работе на ПК, необходимо проверить ваши знания по правилам охраны труда при работе на ПК. Внимательно просмотрите кадры на слайде и сформулируйте правила.
Учащиеся формулирую основные правила по ТБ при работе на ПК.
Молодцы! Приступаем к выполнению практических заданий. Время на самостоятельную работу 30 минут. Всем удачи! Время пошло.
3.Текущий инструктаж - 30 мин.
3.1 Практическая работа учащихся по работе с электронной почтой . <Приложение9>
(Учащиеся выполняют практическую работу).
3.2 Целевые обходы
Мастером п/о производятся обходы с целью проверки организации учащимися рабочего места, соблюдения ими правил охраны труда и правильной последовательности выполнения практической работы, наблюдение за рациональным использованием учащимися рабочего времени.
3.3. Прием выполненных работ
Мастер п/о принимает выполненные работы.
4. Заключительный инструктаж - 15 мин.
4.1 Анализ мастером п/о выполненных работ учащихся
Мастер п/о анализирует пункты Рейтинговой системы знаний, умений и навыков учащихся: Результаты самоконтроля, Организация рабочего места, Практические задания (при анализе практического задания № 2 мастер п/о демонстрирует электронные письма с открытками учащихся, которые были доставлены в почтовый ящик первыми ), Безопасные условия труда .
4.2 Подведение итогов урока, выявление лучших учащихся
Итак, общее количество баллов, которые вы заработали на уроке: (Мастер п/о называет количество баллов учащихся)
У кого же на сегодняшний день самый высокий рейтинг?
Учащиеся называют имя учащегося, у которого больше всех баллов.
Из итоговой таблицы видно, что наибольшее количество баллов набрал ________. Он будет востребован на рынке труда.
Оценки за урок: (Мастер называет полученные учащимися оценки за урок)
Те, кто получили оценку "5". Молодцы! Вы награждаетесь лазерными дисками.
Учащиеся, получившие за работу на уроке "4", так же награждаются гибкими магнитными дисками (дискетами).
4.3. Домашнее задание
Сегодня каждый из вас заканчивает урок с определенным настроением. Какое оно у вас я не знаю, а могу лишь догадываться. Обычно общаясь с кем - то лично, наши эмоции проявляются через смех, выражение лица, интонации голоса, позу и т.д. Но для того чтобы передать эмоциональное настроение при работе на компьютере используют смайлики (от англ. smiley - улыбаться). Смайлик - это картинка, составленная из букв и специальных знаков, которая выражает какое-то чувство или настроение. В повсеместный оборот их ввел в 1979 году Кевин Маккензи, журналист.
Большинство из смайликов - это изображение глаз или маленьких рожиц. Чтобы рассмотреть эти рожицы, нужно повернуть голову набок
:-) - улыбающийся
:-I - задумчивый
: - 0 - удивленный
: -D - радостно смеющийся.
Я предлагаю вам оценить себя и свою работу на уроке, используя смайлики.
Поднимите смайлики в зависимости от того, как вы оцениваете свой успех на уроке:
: -) - те, кто считает, что хорошо понял тему и поработал на уроке.
: - ? - те, кто считает, что недостаточно хорошо понял тему, поработал на уроке.
: - (- те, кто считает, что ему еще много нужно работать над данной темой.
Учащиеся поднимают картинки с изображением смайликов.
Урок цели достиг. Благодарю вас за урок! Спасибо!
Список литературы
- Иллюстрированный энциклопедический словарь.- Пред.ред. коллегии А.М. Прохоров.-М.: Научное издательство "Большая Российская энциклопедия", 2000. -1038с.
- Киселёв С. В. Оператор ЭВМ: учебник для нач. проф. образования. - М.:Издательский центр "Академия", 2006. - 352 с.
- Колесниченко О.В., Аппаратные средства PC. - 5 изд., перераб. и доп. -СПб.: - БХВ Петербург, 2004. - 1159 с.:ил.
- Ляхович В.Ф. Основы информатики.-Ростов - н/Д:Феникс, 2004.-704с.
- Михеева Е.В.Практикум по информатике: Учеб. Пособие для сред. Проф. Образования. - М.: Издательский центр "Академия", 204. - 192 с.
- Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебник для 10-11 классов / Н.Д. Угринович. - М.:БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006. - 511с.:ил.
- Информатика. Задачник - практикум в 2 т. Учебное пособие для средней школы / Под ред. И.Г. Семакина, Е.К. Хеннера. - М.: БИНОМ, Лаборатория знаний, 2005.
- Видеоинструктаж. Профессиональная работа на ПК. (С)ЭКОНАВТ. Москва.
Интернет-ресурсы
Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. я писала немного раньше.
Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.
По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.
Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.
Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.
Правила работы с электронной почтой
Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.
Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.
Работа с электронной почтой
Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:
- Повышать свою эффективность
- Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
- Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
- Никогда не терять входящие письма.
Есть несколько принципов работы с почтой:
1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.
2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.
3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.
4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.
5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.
6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.
7. Отписаться от неактуальных рассылок.
8. в течение суток.
9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.
10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.
Техника работы с электронной почтой
Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты — оставить во входящих как можно меньше писем.
При этом, вторая задача, не менее важная — рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.
Как работают с электронной почтой другие
Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком, где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут. Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала. Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.
Режем по-живому
Согласитесь, что львиная доля писем — это нужные нам рассылки и кладезь информации. И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, — у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно. Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба — и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…
Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.
К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу — очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи. Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь. Личный бренд автора для меня имеет значение.
Структурируйте исходящие письма
Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение. Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку. Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.
При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить. Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные — неважные; срочные — важные; несрочные — неважные: несрочные — важные. Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.
Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.
Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.
Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой.
С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.
